Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

TutorWay er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

TutorWay behandler kun personoplysninger, som er relevante for de formål, de indsamles til.

Afhængigt af din relation til TutorWay kan vi blandt andet behandle følgende oplysninger:

Oplysninger om kunden, forælderen eller værgen:

• navn
• e-mailadresse
• telefonnummer
• adresse, hvis det er nødvendigt i forbindelse med fysisk undervisning
• betalings- og faktureringsoplysninger
• oplysninger om købte undervisningspakker
• booking- og aftalehistorik
• kommunikation med TutorWay.

Oplysninger om eleven:

• navn
• klassetrin
• fag
• fagligt niveau
• faglige mål
• relevante faglige udfordringer
• oplysninger om elevens undervisningsbehov
• fremmøde
• anvendte timer
• undervisningsplaner
• relevante noter om elevens faglige udvikling.

TutorWay bestræber sig på kun at indsamle de oplysninger, der er nødvendige for at planlægge, administrere og gennemføre undervisningen.

3. Oplysninger om børn og unge

En stor del af TutorWays elever kan være børn og unge.

TutorWay er derfor særligt opmærksom på behandlingen af oplysninger om mindreårige.

Vi begrænser indsamlingen af oplysninger om elever til det, der er relevant og nødvendigt for undervisningen og administrationen af undervisningsforløbet.

Når en forælder eller værge indgår aftalen med TutorWay på vegne af en mindreårig elev, kan TutorWay modtage relevante oplysninger om eleven fra forælderen eller værgen.

Oplysninger om børn og unge behandles med særlig omtanke og må ikke anvendes til formål, der er uforenelige med det formål, de blev indsamlet til.

4. Faglige oplysninger og eventuelle følsomme oplysninger

For at kunne tilrettelægge undervisningen kan TutorWay have behov for oplysninger om elevens faglige niveau, læringsbehov og faglige udfordringer.

En forælder, værge eller elev kan i nogle tilfælde også vælge at fortælle TutorWay om forhold, der kan have betydning for undervisningen.

TutorWay beder som udgangspunkt ikke om flere oplysninger end nødvendigt.

Oplysninger om eksempelvis helbred, diagnoser eller andre forhold, der efter databeskyttelsesreglerne udgør særlige kategorier af personoplysninger, behandles kun, når der er et relevant og lovligt grundlag for behandlingen.

Hvis et særskilt samtykke er nødvendigt for behandlingen, indhentes dette separat.

TutorWay opfordrer til, at følsomme eller meget private oplysninger ikke indsendes gennem almindelige kontaktformularer, medmindre det er nødvendigt og formularen er beregnet til dette.

5. Formålene med behandlingen

TutorWay kan behandle personoplysninger med henblik på blandt andet:

• at besvare henvendelser
• at administrere gratis indledende samtaler og prøvetimer
• at indgå og administrere undervisningsaftaler
• at levere den aftalte undervisning
• at tilrettelægge undervisningen individuelt
• at følge elevens faglige udvikling
• at kommunikere med kunden, forælderen, værgen eller eleven
• at administrere undervisningstider
• at administrere købte og anvendte timer
• at håndtere betaling og fakturering
• at føre nødvendigt regnskab
• at håndtere afbud, ændringer og afslutning af undervisningsforløb
• at håndtere eventuelle spørgsmål, klager eller tvister
• at overholde gældende lovgivning.

Personoplysninger anvendes ikke til uvedkommende formål.

6. Behandlingsgrundlag

TutorWays behandling af personoplysninger sker på et relevant behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

Behandlingen kan blandt andet være nødvendig:

• for at indgå eller opfylde en aftale
• for at overholde en retlig forpligtelse
• for at varetage en legitim interesse, hvor betingelserne herfor er opfyldt
• på baggrund af samtykke, når samtykke er det relevante behandlingsgrundlag.

Hvilket behandlingsgrundlag der anvendes, afhænger af formålet med den konkrete behandling og typen af personoplysninger.

Hvis TutorWay anvender samtykke som behandlingsgrundlag, kan samtykket som udgangspunkt trækkes tilbage.

Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget inden tilbagetrækningen.

7. Kontakt- og bookingformularer

Når du kontakter TutorWay eller udfylder en formular på hjemmesiden, behandler TutorWay de oplysninger, du selv indsender.

Oplysningerne anvendes til at:

• besvare din henvendelse
• kontakte dig
• administrere en eventuel prøvetime
• vurdere hvordan TutorWay bedst kan hjælpe eleven
• forberede et eventuelt undervisningsforløb.

Du bør ikke skrive følsomme eller meget private oplysninger i fritekstfelter, medmindre oplysningerne er nødvendige for din henvendelse.

TutorWays almindelige kontakt- og bookingformularer er ikke beregnet til indsendelse af følsomme personoplysninger såsom helbredsoplysninger eller diagnoser. Hvis sådanne oplysninger er relevante for undervisningen, kan de i stedet drøftes direkte med TutorWay på en passende måde.

Når du sender formularen, behandler TutorWay dine oplysninger for at kunne besvare din henvendelse og vurdere, om og hvordan TutorWay kan hjælpe. Der er et tydeligt link til denne privatlivspolitik ved kontaktformularen.

8. Gratis indledende samtale og prøvetime

TutorWay tilbyder en gratis og uforpligtende indledende samtale, hvor vi kan tale om elevens behov, faglige udfordringer og mål for eventuel undervisning.

Den indledende samtale er ikke undervisning. En eventuel gratis prøvetime er en særskilt undervisningsgang, hvor eleven og underviseren kan lære hinanden at kende og få et første indblik i elevens faglige udgangspunkt.

Ved booking eller kontakt vedrørende en gratis indledende samtale eller prøvetime kan TutorWay blandt andet behandle oplysninger om:

• kontaktperson
• elev
• klassetrin
• ønsket fag
• kontaktoplysninger
• relevante oplysninger om elevens faglige behov
• ønsket undervisningsform eller tidspunkt.

Oplysningerne anvendes til at administrere og gennemføre samtalen eller prøvetimen samt til efterfølgende kommunikation om et eventuelt undervisningsforløb.

En gratis indledende samtale eller prøvetime forpligter ikke til efterfølgende køb eller indgåelse af en undervisningsaftale.

9. Betaling og regnskab

TutorWay har ikke et åbent online-købssystem, hvor hvem som helst selv kan købe en undervisningspakke uden forudgående aftale.

Før et undervisningsforløb oprettes, skal TutorWay først have kontakt med kunden og bekræfte, at der er mulighed for at tilbyde eleven et passende undervisningsforløb.

Når en undervisningsaftale er indgået, aftales betalingsmetoden med kunden. Betaling kan blandt andet ske via bankoverførsel eller MobilePay. Kontant betaling kan efter aftale være mulig, når det praktisk kan lade sig gøre.

TutorWay behandler de oplysninger, der er nødvendige for at administrere og dokumentere aftalen, betalingen og regnskabet.

Hvis TutorWay anvender en ekstern betalingsudbyder, kan denne behandle relevante oplysninger i forbindelse med betalingen.

Regnskabsoplysninger og andet regnskabsmateriale opbevares i det omfang og den periode, TutorWay er forpligtet til efter gældende lovgivning.

10. Hvem deler vi oplysninger med?

TutorWay sælger ikke personoplysninger.

Personoplysninger kan i nødvendigt omfang blive behandlet eller videregivet til relevante leverandører og samarbejdspartnere, der hjælper TutorWay med at drive virksomheden.

TutorWays hjemmeside er bygget med B12. Når en besøgende anvender funktioner på hjemmesiden, herunder TutorWays formularer, kan B12 behandle personoplysninger som led i leveringen og driften af disse funktioner. Formularindsendelser kan blandt andet blive lagret gennem B12s systemer og videresendt til TutorWay.

Afhængigt af TutorWays valg af løsninger kan der også være relevante leverandører af eksempelvis:

• e-mail
• IT-drift og sikkerhed
• eventuelle analyse- og cookieløsninger.

Nogle leverandører behandler personoplysninger på TutorWays vegne som databehandlere.

TutorWay indgår de nødvendige databehandleraftaler med leverandører, når dette kræves efter databeskyttelsesreglerne.

11. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af TutorWays tekniske leverandører kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Hvis TutorWay anvender leverandører, der medfører overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne, såsom standard-kontraktklausuler eller anden gyldig mekanisme.

12. Opbevaring og sletning

TutorWay opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt.

Hvor længe oplysninger opbevares afhænger blandt andet af:

• formålet med behandlingen
• om undervisningsforløbet fortsat er aktivt
• administrative behov
• eventuelle tvister eller krav
• lovgivningsmæssige opbevaringskrav.

Oplysninger om aktive kunder og elever kan opbevares, så længe undervisningsforløbet og den nødvendige administration fortsætter.

Når et kundeforhold er afsluttet, gennemgår TutorWay løbende, hvilke oplysninger der fortsat er nødvendige.

Oplysninger fra henvendelser, der ikke fører til et kundeforhold, slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige for at besvare eller følge op på henvendelsen.

Oplysninger, der ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres inden for en rimelig periode.

Regnskabsmateriale opbevares i den periode, som følger af gældende bogføringsregler.

Oplysninger kan opbevares længere, hvis dette konkret er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav eller for at overholde en retlig forpligtelse.

13. Sikkerhed

TutorWay træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet:

• uautoriseret adgang
• utilsigtet offentliggørelse
• tab
• ændring
• misbrug
• ulovlig behandling.

Adgangen til personoplysninger begrænses til personer, der har et relevant behov for oplysningerne.

Hvis TutorWay senere får ansatte eller andre undervisere, skal de kun have adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for deres arbejdsopgaver.

14. Billeder og video

TutorWay anvender ikke identificerbare billeder eller videoer af elever til markedsføring alene på baggrund af, at kunden har accepteret TutorWays handelsbetingelser eller denne privatlivspolitik.

Hvis TutorWay ønsker at anvende billeder eller videoer af en identificerbar elev til markedsføring, håndteres det relevante behandlingsgrundlag særskilt.

Hvis samtykke anvendes, skal samtykket være frivilligt og specifikt og kunne trækkes tilbage i overensstemmelse med gældende regler.

15. Markedsføring

Kontaktoplysninger, som kunden giver TutorWay i forbindelse med en henvendelse, prøvetime eller et undervisningsforløb, anvendes ikke automatisk til elektronisk markedsføring.

Hvis TutorWay senere ønsker at sende markedsføring, nyhedsbreve eller lignende elektroniske henvendelser, indhentes det nødvendige markedsføringssamtykke, når dette kræves.

Et sådant samtykke holdes adskilt fra accept af handelsbetingelser og fra den almindelige administration af undervisningsforløbet.

16. Cookies og lignende teknologier

TutorWays hjemmeside kan anvende cookies og lignende teknologier.

Nødvendige teknologier kan anvendes for at få hjemmesiden til at fungere korrekt og sikre en god brugeroplevelse.

Hvis hjemmesiden anvender cookies eller lignende teknologier, som kræver samtykke, skal den besøgende have mulighed for at træffe et valg.

Hvis TutorWay anvender analyse-, statistik- eller markedsføringsteknologier, skal dette oplyses tydeligt, og den besøgende skal have mulighed for at samtykke hertil.

17. Automatiske afgørelser og profilering

TutorWay træffer som udgangspunkt ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for kunder eller elever alene på baggrund af automatiseret behandling.

Hvis dette ændrer sig, opdateres privatlivspolitikken, og de registrerede informeres i overensstemmelse med gældende regler.

18. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til TutorWays behandling af personoplysninger om dig.

Afhængigt af omstændighederne kan du blandt andet have:

• ret til indsigt i de personoplysninger, TutorWay behandler om dig
• ret til at få urigtige oplysninger rettet
• ret til sletning
• ret til begrænsning af behandlingen
• ret til at gøre indsigelse mod behandling
• ret til dataportabilitet, når betingelserne er opfyldt
• ret til at trække et samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke.

Rettighederne er ikke absolutte og afhænger af den konkrete behandling og det relevante behandlingsgrundlag.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte TutorWay.

E-mail: kontakt@tutorway.dk

19. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med TutorWays behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte TutorWay, så vi først kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Du kan finde oplysninger om klagemuligheder og Datatilsynets aktuelle kontaktoplysninger på Datatilsynets officielle hjemmeside.

20. Ændringer til privatlivspolitikken

TutorWay kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis behandlingen af personoplysninger ændrer sig, hvis TutorWay tager nye systemer eller leverandører i brug, eller hvis ændringer i lovgivning eller praksis gør det nødvendigt.

Den seneste version vil fremgå af TutorWays hjemmeside sammen med datoen for seneste opdatering.

Hvis en ændring kræver særskilt information eller et nyt samtykke, håndteres dette i overensstemmelse med gældende regler.